Ở phần 4, Kế toán Hà Nội xin gửi tới các bạn 3 thuật ngữ trong kế toán: phương pháp kế toán, tài liệu kế toán và chứng từ kế toán:
1. Phương pháp kế toán
Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung trong công việc kế toán. Có 6 phương pháp kế toán cơ bản:
Phương pháp kế toán dồn tích
Phương pháp kế toán dồn tích dựa trên cơ sở Dự thu – Dự chi
Theo định nghĩa của Chuẩn mực kế toán chung “mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền”.
Ví dụ điển hình của phương pháp kế toán dồn tích là phương pháp bán chịu. Doanh thu được ghi nhận vào sổ kế toán khi phát hành hóa đơn, giao hàng thay vì vào thời điểm được thu tiền. Tương tự, một khoản chi phí phát sinh và đuwọc ghi nhận khi hàng đã được đặt mua hoặc đã chấm công cho công nhân thay vì thời điểm thanh toàn tiền. Do đó, điểm yếu chính của phương pháp kế toán dồn tích là công ty phải trả thu nhập trước khi thực nhận được tiền từ doanh thu bán hàng và dịch vụ.
Phương pháp chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế
Để phản ảnh và có thể kiểm chứng được các nghiệp vụ kinh tế, kế toán có một phương pháp là: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập các chứng từ là giấy tờ hoặc vật chứa đựng thông tin, làm bằng chứng xác nhận sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế.
Phương pháp này nhằm sao chụp nguyên tình trạng và sự vận động của các đối tượng kế toán, được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh vào các bản chứng từ kế toán
Đây là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phương pháp tính giá
Đây là phương pháp thông tin và kiểm tra về chi phí trực tiếp và gián tiếp cho từng loại hình hoạt động, từng loại tai sản như: tài sản cố định hàng hóa, vật tư, sản phẩm và lao vụ…
Phương pháp tính giá sử dụng thước đo tiền tệ để tính toán, xác định giá trị của từng loại tài sản của đơn vị thông qua việc mua vào, nhập góp vốn, được cấp, được tài trợ hoặc sản xuất ra theo nguyên tắc nhất định.
Phương pháp đối ứng tài khoản
Đối ứng tài khoản là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của mỗi loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh theo mối quan hệ biện chứng được phản ánh vào trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán
Đây là phương pháp khái quát tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hạch toán qua từng thời kỳ nhất định bằng cách lập các báo cáo có tính tổng hợp và cân đối như: bảng cân đối kế toán; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyển tiền tệ…
Muốn có những thông tin tổng hợp về tình trạng tài chính của đơn vị thì phải lập bảng cân đối tài sản tức là sử dụng phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán. Nhưng chỉ có thể tổng hợp và cân đối các loại tài sản của doanh nghiệp trên cơ sở theo dõi chặt chẽ sự hình thành và vận động biến đổi của các loại tài sản qua các giai đoạn sản xuất kinh doanh.
Muốn tính giá và ghi chép vào các tài khoản có liên quan một cách chính xác thì phải có những thông tin chính xác về từng hoạt động kinh tế cụ thể của đơn vụ tức là phải có những chứng từ hợp lệ phản ánh nguyên vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có đầy đủ cơ sở pháp lý để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nhưng nếu chỉ dựa vào chứng từ thì không thể phản ánh hết sự biến đổi của tài sản. Trong thực tế có những hiện tượng không thống nhất giữa hiện vật với chứng từ, sổ sách do điều kiện khách quan gây ra như: đường dôi thừa do ẩm ướt, xăng dầu bị hao hụt do bốc hơi… Để khắc phục tình trạng trên kế toán phải tiến hành kiểm kê để kiểm tra số lượng và tình hình cụ thể của hiện vật, đối chiếu giữa sổ sách với chứng từ thực tế trong từng thời điểm có khớp đúng với nhau hay không. Nếu không khớp đúng thì lập biên bản và căn cứ vào biên bản (cũng là chứng từ) mà điều chỉnh lại sổ sách kế toán cho khớp với thực tế. Bảo đảm cho các số liệu của kế toán phản ánh chính xác và trung thực về các loại tài sản của doanh nghiệp.
Phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền
Cash basis, từ nguyên gốc theo tiếng Anh, nhiều khi được dịch sai tành “Cơ sở tiền mặt”. Thực chất, cash basis là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở Thực thu – Thực chi tiền. Phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền là phương pháp đơn giản nhất. Theo phương pháp này thu nhập và chi phí được ghi nhận khi thực nhận tiền và thực chi tiền.
2. Tài liệu kế toán là gì?
Tài liệu kế toán là chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán
3. Chứng từ kế toán
Nội dung chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng sổ; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền bằng ghi số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán còn có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ:
Chứng từ điện tử
- Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán
- Chính phủ quy định chi tiết về chứng từ điện tử
Hóa đơn bán hàng
Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn bán bàng giao cho khách hàng. Trường hợp bán lẻ hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ dưới mức tiền quy định mà người mua hàng không yêu cầu thì không phải lập hóa đơn bán hàng. Chính phủ quy định cụ thể các trường hợp bán hàng và mức tiền bán hàng không phải lập hóa đơn bán hàng.
Tổ chức, cá nhân khi mua hàng hóa hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán hàng, người cung cấp dịch vụ lập, giao hóa đơn bán hàng cho mình.
Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức dưới đây:
- Hóa đơn theo mẫu in sẵn
- Hóa đơn in từ máy;
- Hóa đơn điện tử
- Tem, vé, thẻ in sẵn giá thanh toán
Bộ Tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức in, phát hành và sử dụng hóa đơn bán hàng. Trường hợp tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn bán hàng thì phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện
Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nếu không lập, không giao hóa đơn bán hàng hoặc lập hóa đơn bán hàng không đúng quy định tại Điều 19 và Điều 20 của Luật này và các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán
- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu
- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
