Rất nhiều bạn học viên cũng như các kế toán mới đang băn khoăn lo lắng khi được sếp sắp xếp vào vị trí kế toán công nợ. Không biết công việc của kế toán công nợ phải làm những việc gì? Kế toán Hà Nội sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc, băn khoăn lo lắng về những công việc của người kế toán công nợ trong doanh nghiệp.

ke toan cong no Công việc của kế toán công nợ

Kế toán công nợ là người theo dõi về tiền mặt tại quỹ, thực thu, thực chi qua quỹ tiền mặt trong ngày, tháng, năm. Theo dõi công nợ,đồng thời theo dõi khoản tiền thu của khách, khoản tiền trả cho khách bằng tiền mặt. Bên cạnh đó phải theo dõi thêm khoản tiền thu và trả cho khách hàng qua tài khoản ngân hàng. Công nợ bao nhiêu, hạn thu, hạn trả cho từng đối tượng như thế nào?

Tùy từng hình thức kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp mà phân chia từng vị trí của người kế toán trong doanh nghiệp. Trong đó, với những công ty có nhiều đối tác, quan hệ khách hàng rộng thì phải cần thêm một kế toán công nợ. Kế toán công nợ sẽ có trách nhiệm quản lý toàn bộ công nợ của công ty. Dưới đây là đoạn mô tả công việc và quy trình làm việc cụ thể của kế toán công nợ trong doanh nghiệp.

Các công việc của kế toán công nợ

1. Tiến hành nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận:

  •  Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.
  •  Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới vào Solomon đối với các khách hàng mới
  •  Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi
  •  Vào mã hợp đồng trong Phần mềm quản lý Tài chính Kế toán để theo dõi theo từng hợp đồng của từng khách hàng

2. Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp

3. Xác nhận (Release) hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán

4. Kiểm tra công nợ:

  • Khách hàng mua hàng theo từng đề nghị và dựa trên hợp đồng nguyên tắc bán hàng đã ký, kiểm tra giá trị hàng mà khách hàng muốn mua, hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán mà công ty chấp nhận cho từng khách hàng.
  • Khách hàng mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký, kiểm tra về số lượng hàng, chủng loại hàng hoá, phụ kiện đi kèm, giá bán, thời hạn thanh toán.
  • Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên
  • Kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, từng bộ phận theo từng chứng từ phát sinh công nợ phải trả, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn, số tiền PP và báo cho các bộ phận mua hàng và cán bộ quản lý cấp trên

5. Liên lạc thường xuyên với các bộ phận/ Cán bộ quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng.

6. Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng.

7. Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận.

8. Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ

9. Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty

10. Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty

11. Lập bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp

12. Kiểm tra báo cáo công nợ trên soft.

13. Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt

14. Lập thông báo thanh toán công nợ

15. Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công nợ.

16. Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.

17. Công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/CN:

  •  Hàng ngày, theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận
  •  Hàng tuần, thông báo danh sách tạm ứng chung và danh sách tạm ứng từng lần quá hạn đến từng đối tượng, bộ phận.
  •  Cuối năm, xác nhận nợ các khoản tạm ứng với từng cán bộ, bộ phận.

18. Công nợ ủy thác:

  •  Quản lý các HĐUT theo từng khách hàng: kiểm tra nội dung, vào sổ theo dõi các HĐUT khi nhận được hợp đồng.
  •  Khi hàng về, trên cơ sở HĐUT, tờ khai hải quan để kiểm tra, đối chiếu, tra mã hàng, vào soft, in phiếu nhập kho, hóa đơn trả hàng ủy thác. Định khoản hoá đơn, vào soft các nghiệp vụ phát sinh (phần nghiệp vụ khác).
  •  Kiểm tra các số liệu đã vào soft, in bảng kê chứng từ chuyển cho kế toán trưởng kiểm soát
  •  Nhận lại chứng từ đã kiểm soát để lưu trữ.
  •  Theo dõi việc thực hiện HĐUT và nhắc thanh toán khi đến hạn.
  •  Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá theo từng hợp đồng khi thực hiện xong.
  •  Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận công nợ các khoản công nợ ủy thác theo từng HĐUT, từng khách hàng, từng bộ phận.

19. Công nợ khác:

  •  Phần hàng hóa: theo dõi và nhắc làm các thủ tục xuất trả vay, trả bảo hành khi có hàng.
  •  Phần phải thu, phải trả khác: theo dõi và nhắc thanh toán khi có phát sinh.
  •  Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận nợ các khoản công nợ phải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng bộ phận.

20. Các khoản vay cá nhân và cán bộ trong công ty:

  •  Quản lý các hợp đồng, biên bản thanh toán hợp đồng vay cá nhân và cán bộ.
  •  Theo dõi các hợp đồng và nhắc thanh toán khi đến hạn.
  •  Làm thanh lý hợp đồng cũ và hợp đồng mới khi có phát sinh.
  •  Điều chỉnh các bút toán chênh lệch tỷ giá phát sinh.
  •  Tính lãi phải trả cho từng đối tượng và từng hợp đồng.

Kế toán Hà Nội chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành thực tế và làm dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp. Chúc các bạn làm kế toán tốt!