Nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu tìm hiểu về hóa đơn điện tử đều thắc mắc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì, ưu nhược điểm ra sao, khác biệt như thế nào so với hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây Kế toán Hà Nội sẽ giải đáp toàn bộ những thắc mắc trên.

hoa don co ma xac thuc cua co quan thue la gi e1555211134667 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Khác với hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Khái niệm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được Tổng cục thuế cấp cho một mã xác thực và số xác thực riêng biệt được mã hóa, tạo và cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp.

Ngoài ra, trên một số mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế còn có thêm mã vạch hai chiều QR. Với mã QR này, khách hàng nhận hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc các loại thiết bị có khả năng đọc mã vạch để kiểm tra thông tin có trên hóa đơn nếu có tài khoản cấp bởi Tổng cục Thuế.

Điều kiện để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Một trong những lý do các doanh nghiệp đã biết tới hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng chưa áp dụng là doanh nghiệp không nắm được điều kiện để đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì, có phức tạp hay không. Trên thực thế, chỉ cần đảm bảo 3 điều kiện dưới đây thì doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

  • Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ
  • Doanh nghiệp sở hữu chứng thư số còn hiệu lực theo quy định của pháp luật.
  • Doanh nghiệp đảm bảo khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet ổn định.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp thực hiện các bước đăng ký như sau:

  • Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) qua trình duyệt website, sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này. Nội dung thông tin đăng ký doanh nghiệp cần làm theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
  • Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của doanh nghiệp.
  • Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Tài khoản này sau đó có thể sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ như đăng ký phát hành, lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.
  • Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.

Trong quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn để biết rõ vướng mắc mà doanh nghiệp thường gặp phải khi đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì, cách giải quyết ra sao.

Điều kiện để hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và được chấp nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Cách lập hóa đơn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn lập trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hay thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử, đồng thời không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của cơ quan thuế thì mới được cấp mã xác thực.

Điểm khác biệt của hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực đều là các hình thức hóa đơn được sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên, hai hình thức này có một số điểm khác biệt nhất định về đối tượng áp dụng, điều kiện và cách sử dụng.

STT Điểm phân biệt Hóa đơn điện tử Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
1 Đối tượng áp dụng Bất kỳ doanh nghiệp nào đáp ứng các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, tự chịu trách nhiệm với hóa đơn do doanh nghiệp đó lập - Các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, chưa có đủ điều kiện sử dụng HĐĐT tự lập
- Cácdoanh nghiệp có rủi ro cao về thuế theo nhận định của chi cục thuế
2 Điều kiện sử dụng Doanh nghiệp đang hoạt động có đủ điều kiện tự lập HĐĐT, đáp ứng hạ tầng và hệ thống dịch vụ, có chữ ký số còn hiệu lực, thường xuyên giao dịch với ngân hàng và cơ quan thuế Doanh nghiệp đang hoạt động có mã cơ quan thuế, chứng thư số còn hiệu lực và đảm bảo đường truyền internet
3 Cách sử dụng Doanh nghiệp tự lập và lưu trữ hóa đơn và xuất trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu Doanh nghiệp lập hóa đơn, ký số gửi đến cơ quan thuế để lấy mã xác thực và gửi cho khách hàng

Bên cạnh đó, mỗi hình thức đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy thuộc vào điều kiện và nhu cầu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức phù hợp.

  Hóa đơn điện tử Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Ưu điểm Doanh nghiệp chủ động trong việc lập hóa đơn, đảm bảo phát hành nhanh chóng, tránh tình trạng nghẽn mạng của Tổng cục thuế Doanh nghiệp không cần phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử
Nhược điểm Doanh nghiệp phải tự lưu trữ, bảo quản dữ liệu và tiến hành báo cáo khi có yêu cầu của cơ quan thuế Doanh nghiệp phải phụ thuộc vào đường truyền của Tổng cục thuế để xác thực trước khi phát hành cho khách hàng

Kế toán Hà Nội Group chuyên đào tạo kế toán ngắn hạn thực tế, chúc các bạn làm kế toán thật tốt!