Hóa đơn điện tử là gì? Cách sử dụng hóa đơn điện tử

Có thể bạn chưa biết phần lớn các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2018 . Vậy hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích và cách sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Bài viết dưới đây Kế toán Hà Nội sẽ giúp các bạn giải quyết những thắc mắc trên.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.

2. Điều kiện được công nhận là hóa đơn điện tử

Để được công nhận là hóa đơn điện tử phải có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi , lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

3. Lợi ích của hóa đơn điện tử

Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn: giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh.
Thuận tiện cho việc quản lý của cơ quan thuế.
Quá trình thanh toán nhanh hơn do việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử.
Góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp để phù hợp với xu thế kinh doanh ngày càng phát triển trên thị trường quốc tế hiện nay.
Phù hợp với các công nghệ tiên tiến đang được áp dụng trên thế giới như Mobile Banking, Internet Banking, SMS Banking, …
Khách hàng có thể kiểm tra tính xác thực giá trị của hóa đơn thông qua tính năng QR code trên mỗi hóa đơn.
Góp phần bảo vệ môi trường.

4. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Muốn phát hành hóa đơn này, doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử ( soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm thông tư 32)
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm thông tư 32)
Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế

5. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử

a/ Lập hóa đơn điện tử:

Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

b/ Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:

Gửi trực tiếp: người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trinh hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử vào hệ thống sau đó, gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán.

c/ Xử lý đối với hóa đơn điện tử bị lập

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉn, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

6. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

a/ Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo yêu cầu quy định và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán

b/ Điều kiện

Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

c/ Giá trị pháp ký của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toán vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử

d/ Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ: “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.

Các danh hiệu kế toán Hà Nội nhận được

Sau gần 20 năm nỗ lực, cố gắng không mệt mỏi trong sự nghiệp đào tạo kế toán thực tế và cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp thực tế, dịch vụ kế toán trọn gói cho các doanh nghiệp trên toàn quốc, Kế toán Hà Nội đã vinh dự nhận được các giải thưởng sau:

Giải thưởng: "Sản phẩm, dịch vụ Uy tín và Chất lượng năm 2013"
Cúp vàng: "Thương hiệu tin dùng thủ đô năm 2014"
Giải thưởng: "Doanh nghiệp, doanh nhân văn hóa 2014"
Giải thưởng: "Thương hiệu tiêu biểu vì người tiêu dùng năm 2014"
Giải thưởng: "Sản phẩm, dịch vụ uy tín, chất lượng năm 2015"

Các cơ sở đào tạo của Trung tâm kế toán Hà Nội trên toàn quốc:

CƠ SỞ ĐÀO TẠO TẠI HÀ NỘI
Trụ sở chính: Đường Lê Trọng Tấn - Quận Thanh Xuân - Hà Nội.
Địa chỉ học kế toán tại Cầu Giấy: Đường Thành Thái - Duy Tân - Quận Cầu Giấy - Hà Nội.
Địa chỉ học kế toán tại Long Biên: Đường Huỳnh Văn Nghệ - KĐT Sài Đồng - Quận Long Biên - Hà Nội.
Địa chỉ học kế toán tại Hà Đông: Đường Ngô Thì Nhậm - Quận Hà Đông - Hà Nội.
Địa chỉ học kế toán tại Đống Đa: Đường Nguyên Hồng - Quận Đống Đa - Hà Nội.
Địa chỉ học kế toán tại Hai Bà Trưng: Đường Lạc Trung - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội.
Địa chỉ học kế toán tại Đông Anh: Chợ Tó - Uy Nỗ - Đông Anh - Hà Nội.
CƠ SỞ ĐÀO TẠO TẠI PHÍA BẮC
Địa chỉ học kế toán tại Bắc Ninh: Đường Nguyễn Trãi - P. Võ Cường – Tp. Bắc Ninh (Cơ sở chính)
Địa chỉ học kế toán tại Vĩnh Phúc:Đường Lý Nam Đế, Phường Khai Quang, TP Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc (cơ sở chính)
Địa chỉ học kế toán tại Hải Phòng: 420 Lạch Tray, quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng (cơ sở chính)
Địa chỉ học kế toán tại Hải Dương: Đoàn Nhữ Hài, phường Quang Trung, TP Hải Dương, tỉnh Hải Dương (cơ sở chính)
Địa chỉ học kế toán tại Thái Nguyên: Đường Hoàng Văn Thụ, phường Hoàng Văn Thụ, TP Thái Nguyên (cơ sở chính)
Địa chỉ học kế toán tại Bắc Giang: Đường Trần Nguyên Hãn – P. Thọ Xương – Tp. Bắc Giang.
Địa chỉ học kế toán tại Nam Định: Đường Lê Hồng Phong – Tp. Nam Định - Tỉnh Nam Định
Địa chỉ học kế toán tại Thái Bình: Đường Trần Hưng Đạo - Tp. Thái Bình - tỉnh Thái Bình
Địa chỉ học kế toán tại Quảng Ninh: Đường Nguyễn Văn Cừ - TP Hạ Long - Quảng Ninh.
Địa chỉ học kế toán tại Hà Nam: Đường Quy Lưu, phường Minh Khai, TP. Phủ Lý, tỉnh Hà Nam.
CƠ SỞ ĐÀO TẠO TẠI MIỀN TRUNG
Địa chỉ học kế toán tại Đà Nẵng: Trần Cao Vân, quận Thanh Khê, TP Đà Nẵng
Địa chỉ học kế toán tại Vũng Tàu: Nguyễn Du, phường 1, TP. Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu.
CƠ SỞ ĐÀO TẠO TẠI PHÍA NAM
Địa chỉ học kế toán tại Thủ Đức: Số 35 Lê Văn Chí - Q. Thủ Đức - Tp. Hồ Chí Minh.
Địa chỉ học kế toán tại Bình Dương: Đường Hoàng Hoa Thám - TP Thủ Dầu Một - tỉnh Bình Dương.
Địa chỉ học kế toán tại Biên Hòa: Hà Huy Giáp, phường Quyết Thắng, TP. Biên Hòa - Tỉnh Đồng Nai.
CƠ SỞ ĐÀO TẠO TẠI MIỀN TÂY
Địa chỉ học kế toán tại Cần Thơ (cs chính thức): Đường Nguyễn Trãi, phường Cái Khế, quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ
Địa chỉ học kế toán tại An Giang: Đường Lý Thái Tổ, phường Mỹ Xuyên, tp Long Xuyên, tỉnh An Giang
Địa chỉ học kế toán tại Tiền Giang: Đường Thái Sanh Hạnh, TP Mỹ Tho, Tỉnh Tiền Giang