Trung tâm kế toán Hà Nội giới thiệu đến tất cả các bạn đầy đủ thông tin về chi phí công tác phí mới nhất 2019 như: Công tác phí là gì? Thời gian nào thì được hưởng công tác phí? Điều kiện hưởng công tác phí? Các hình thức thanh toán công tác phí?… Mời các bạn chú ý theo dõi:
1. Công tác phí là gì?
Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có)
2. Thời gian nào thì được hưởng công tác phí?
Thời gian được hưởng công tác phí là: thời gian công tác tực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).
3. Điều kiện để được thanh toán công tác phí là gì?
Điều kiện để được thanh toán công tác phí bao gồm:
– Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao;
– Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được giấy mời tham gia đoàn công tác;
– Có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định
4. Trường hợp nào thì khoản công tác phí không hợp lệ?
Những trường hợp sau đâu không được thanh toán công tác phí:
– Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức;
– Những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ với người đi học
– Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác
– Những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền
5. Các hình thức thanh toán công tác phí?
– Lưu ý: Chi phí “Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác” thì chỉ được chọn 1 trong 2 hình thức thanh toán sau:
+ Thanh toán theo hóa đơn thực tế
+ Thanh toán theo hình thức khoán
6. NLĐ đã được hưởng mức khoán công tác phí theo tháng rồi thì có được hưởng thêm mức khoán công tác phí theo từng chuyến nữa không?
Căn cứ: Tại điểm 2 điều 8 Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017:
“2. Các đối tượng được hưởng khoán tiền công tác phí theo tháng nếu được cấp có thẩm quyền cử đi thực hiện nhiệm vụ theo các đợt công tác cụ thể thì được thanh toán chế độ công tác phí theo quy định tại Thông tư này; đồng thời vẫn được hưởng khoán tiền công tác phí khoán theo tháng nếu đi công tác lưu động trên 10 ngày/tháng”
7. Mức chi công tác phí cho NLĐ bao nhiêu là hợp lệ?
Theo quy định chi tiết 2.9 điểm 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC thì khoản chi phí công tác phí này hợp lệ khi:
“Thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp và không vượt quá 02 lần mức quy định theo hướng dẫn của Bộ tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước”
8. Ngoài khoản công tác phí khoán hoặc chi theo hóa đơn DN còn được cộng thêm chi phí gì vào chuyến công tác không?
– Thứ nhất, theo điều 6 Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017: Có 1 khoản phụ cấp gọi là “Phụ cấp lưu trú” 200.000đ/ngày mặc định bắt phải lấy đối với viên chức nhà nước còn khối Doanh nghiệp thì chắc hẳn phải có quy định tại quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
– Thứ 2: Đối với các chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ chuyến công tác nếu nó không thuộc 4 loại chi phí trên thì nó là loại chi phí nào đó (ví dụ như Tiếp khách…) (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịc vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN) nhưng nhớ là phải phù hợp với quy định tiết 2.4 điểm 2 Điều – Thông tư số 78/2014/TT-BTC và Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC…
9. Trường hợp trong khi đi công tác xin được cái hóa đơn > 20 triệu thì có được thanh toán bằng tiền mặt không?
TT 78 không nhắc gì đến vấn đề này. Nhưng đến ngày 06/08/2015 khi thời điểm theo quy định tại tiết 2.9 điểm 2 Điều 4 Thông tư số 95/2015/TT-BTC có hiệu lực thì NLĐ thanh toán qua thẻ ngân hàng cá nhân theo mình là được.
“Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ tiền nếu áp dụng đủ các điều kiện sau:
– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán cho người lao động.”
10. Nếu trường hợp mua vé may bay điện tử qua website chẳng may cái thẻ lên máy bay (boarding pass) bị mất thì chứng từ có hợp lệ không?
Vé điện tử thường là File Word nên yêu cầu có (boarding pass) để chứng minh việc lên máy bay; nhưng cái boarding pass này dễ rơi mất nên BTC có quy định chỉ cần có QĐ cử đi công tác và chứng từ thanh toán của DN có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển là được.
11. Bộ chứng từ hợp lệ cho khoản công tác phí này bao gồm những gì?
1. Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú)
2. Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.
3. Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế)
4. Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại)
5. Hóa đơn chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế)
6. Phiếu chi, tạm ứng, hoàn ứng, UNC… Đóng bộ đầy đủ
Công văn số 5023/TCT-TNCN ngày 30/10/2017 hướng dẫn cụ thể vấn đề này.
Xem thêm: Mức phụ cấp công tác phí
